جب ای میل کی بات آتی ہے تو ، آپ سوچ سکتے ہو کہ آپ جانتے ہیں کہ سب جانتے ہیں۔ بہر حال ، ہم میں سے بیشتر اوسطا 121 ای میلز بھیجتے اور وصول کرتے ہیں فی دن ، ٹیک مارکیٹ ریسرچ فرم کے مطابق ریڈیکیٹی گروپ . لیکن اس کے باوجود کہ آپ اپنے ان باکس میں ہر دن محنت کرنے کا ایک خاص حصہ خرچ کرتے ہیں ، پھر بھی آپ شاید ایک یا دو چیز سیکھ سکتے ہیں۔ دراصل ، بہت سارے ای میل آداب قواعد موجود ہیں جو باقاعدگی سے آپ کو اور آپ کے رابطے کی فہرست میں شامل دوسرے لوگوں کو شامل کرتے ہیں۔ یہ یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ الیکٹرانک طور پر شائستہ ہورہے ہیں؟ ای میل کرنے کے 17 سنہری اصول یہ ہیں جو آپ کو شاید معلوم نہیں تھے ، لیکن جاننے کی ضرورت ہے۔
1 جب آپ کو زیادہ وقت درکار ہوتا ہے تب بھی ، آپ کو ای میل ملنے کے وقت کا جواب دیں۔
شٹر اسٹاک
کوئی بھی ای میل بھیجنے کے ہفتوں کے بعد جواب موصول ہونے کی تعریف نہیں کرتا ہے۔ در حقیقت ، 2018 کا سروے کنسلٹنٹ فرم کے ذریعہ کیا گیا تھا ٹوسٹر کارکردگی حل انکشاف کیا کہ 41 فیصد لوگوں نے ایک گھنٹے کے اندر اندر اپنے ساتھی کارکنوں سے ای میل کے جواب کی توقع کی۔ (اب اپنے اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو معذرت کے نوٹوں کا مسودہ تیار کرنا شروع کریں!)
یقینا ، کچھ ای میل کے جوابات آپ کو اپنے خیالات کو چبانے کے ل call کہتے ہیں ، اور ایک ناپے ہوئے پیغام کو تیار کرتے ہیں۔ ان معاملات میں ، حل آسان ہے: چند منٹ کے اندر جواب دیں تاکہ مرسل کو معلوم ہوجائے کہ آپ کو ان کا پیغام موصول ہوا ہے ، لیکن معاملات کو حل کرنے میں تھوڑا سا مزید وقت درکار ہے۔ اس طرح ، وہ جانتے ہیں کہ آپ نے ان کے ای میل کو دھیان میں لیا ہے اور صرف انہیں نظرانداز نہیں کررہے ہیں۔
2 احتیاط کے ساتھ 'سب کو جواب دیں' کا استعمال کریں۔
شٹر اسٹاک
'جواب' اور 'سب کو جواب دیں' کے اختیارات میں ایک اہم فرق ہے۔ اور ابھی تک ، بہت سے ای میل صارفین بدقسمتی سے اس کا ادراک نہیں کرتے ہیں۔ اگر آپ ان میں سے ایک ہیں تو ، جان لیں کہ جب آپ مؤخر الذکر کا انتخاب کرتے ہیں تو ، ہر پیغام وصول کنندہ جو اصل پیغام پر CC'd تھا آپ کو آپ کا جواب ملتا ہے - اور زیادہ تر ، آپ کو ہر ایک کے ان باکسوں کو سیلاب کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔
یہ غیر ضروری بڑے پیمانے پر پیغامات اس طرح کی لعنت ہیں ، ان کی وضاحت کے ل a ایک آفاقی اصطلاح ہے: ' جواب دیں ' لہذا ، اگلی بار جب آپ بڑے پیمانے پر ای میل کا جواب دے رہے ہیں تو ، اس پر غور کریں کہ واقعتا آپ کو کس کا جواب پڑھنے کی ضرورت ہے: پوری کمپنی یا صرف اصل بھیجنے والا؟
3 اگر آپ کسی سے جواب چاہتے ہیں تو ، ان کو سی سی نہ کریں۔
شٹر اسٹاک / جیکب لنڈ
جب آپ کسی ای میل پر کسی کی سی سی کرتے ہیں — جس کا مطلب ہے کہ آپ ان کو 'کاربن کاپی کررہے ہیں' تو ، اس سے عام طور پر یہ اشارہ ہوتا ہے کہ آپ انہیں گفتگو میں بند رکھنا چاہتے ہیں ، لیکن ضروری نہیں ہے کہ آپ ان سے کوئی جواب تلاش کریں۔ اور ، بطور تربیت یافتہ تربیت یافتہ ڈینیئیل والز انتباہ ، سی سی آپشن کا غلط استعمال کرنے سے مواصلات کے مسائل پیدا ہوسکتے ہیں۔
'اپنے ساتھیوں کو بہت ساری ای میلز میں سی سی انگ کرنے سے ، وہ آپ کی ای میلز کو اہم سمجھنا چھوڑنا شروع کر سکتے ہیں اور انہیں براہ راست کسی' ریفرنس فولڈر 'میں رکھ سکتے ہیں یا' بعد میں فولڈر پڑھ سکتے ہیں '۔ لنکڈ پوسٹ 'اس کی وجہ سے مستقبل میں اہم معلومات ضائع ہوسکتی ہیں۔'
لہذا ، اگر آپ کسی سے جواب کی توقع کرتے ہیں تو ، ان کے ای میل ایڈریس کو 'ٹو' فیلڈ میں ڈالیں ، اور 'سی سی' فنکشن کو کم استعمال کریں۔
4 سمجھو کہ کب اور کب BCC استعمال نہیں کرنا ہے۔
شٹر اسٹاک
بی سی سی فیلڈ اور بھی پیچیدہ ہے ، مستقل ای میل صارفین کو بھی مسترد کرتا ہے۔ لیکن آئیے اسے ختم کردیں: بی سی سی کا مطلب 'بلائنڈ کاربن کاپی' ہے ، لہذا ، جبکہ یہ سی سی اننگ کی طرح ہے ، بی سی سی-اننگ اس شخص کے ای میل کو دوسرے وصول کنندگان کو ظاہر نہیں کرتی ہے ، اس کا مطلب ہے کہ زنجیر پر موجود کوئی اور نہیں دیکھے گا کہ آپ ان میں شامل تھے۔
تو جب BCC استعمال کرنا ٹھیک ہے؟ ہلیل فل کے انکارپوریٹڈ میگزین کا کہنا ہے کہ یہ سختی سے زیادہ ای میلز کے لئے ہے یا جب کوئی آپ کو ای میل کے ذریعے کسی اور کو متعارف کراتا ہے۔
فلڈ نوٹ: 'ہر دوسرے معاملے میں ، جب آپ کسی اور اور بی سی سی کو کسی کو ای میل کرتے ہیں تو ، آپ بے ایماندار ہو رہے ہیں it اس کی طرح یا نہیں۔' 'آپ پرسن ایکس کو ای میل کررہے ہیں اور ان کو جانے بغیر ، آپ Y کو اپنی گفتگو پر روشنی ڈالتے ہیں۔ پرسن ایکس کو اندازہ نہیں ہے کہ کوئی اور یہ ای میل پڑھ رہا ہے ، جب حقیقت میں ، آپ نے چپکے سے اسے بھی کسی اور کو بھیجا تھا۔ '
5 صریح تشہیر کے نشانات استعمال کریں۔
شٹر اسٹاک
آپ کی ای- میل میں یہاں اور وہاں پر تعجب کا نشان پھینکنا آسان ہے ، لیکن ایسا کرنے کی کوشش نہیں کریں عادت اس کا اگرچہ وہ تاریخی طور پر جوش و خروش کی نشاندہی کرنے کے لئے استعمال ہورہے ہیں ، ایک ای میل میں ، صداقت یا غیر فعال جارحیت کے ل exc اچھ .ی نشانات آسانی سے غلطی ہوسکتے ہیں۔
بند آنکھیں
'[ایک] ای میل میں غیر ضروری بیانات کے نشان کا استعمال آسانی سے آپ کے متن کے بنیادی معنی کو ختم کرسکتا ہے۔' انا ویرسائی پر وضاحت کرتا ہے ایچ آر ڈائجسٹ . 'صرف اس وقت استعمال کریں جب آپ کو کسی اہم بات پر زور دینے کی ضرورت ہو۔ اس کے بارے میں سوچئے کہ جب آپ کے پڑھنے والے اس پیغام کو پڑھتے ہیں تو وہ اس کی ترجمانی کیسے کرسکتا ہے۔ '
6 اپنے مزاح کے استعمال سے محتاط رہیں۔
شٹر اسٹاک
ہر ایک سے محبت کرتا ہے a اچھا مذاق ہر وقت اور ، لیکن چونکہ جب ذاتی حیثیت سے مطابقت نہیں رکھتے ہیں تو لہجے میں غلط فہمی پیدا ہوسکتی ہے ، لہذا یہ بہتر ہے کہ آپ اپنے ای میلز سے لطیفے چھوڑیں۔ بزنس لکھنے کے پروفیسر ، 'فون کال کے لئے یا ذاتی طور پر مزاح کو محفوظ رکھیں۔ ڈیوڈ سلورمین میں لکھا تھا ہارورڈ بزنس ریویو . 'اس طرح ، جب لائن کے دوسرے سرے پر یا کانفرنس ٹیبل کے دور کی طرف خاموشی کا سامنا کرنا پڑتا ہے تو ، میں یہ کہہ سکتا ہوں ،' مجھے لگتا ہے کہ آپ کو یہ احساس نہیں ہوگا کہ میں اپنے آپ کو کتنا مضحکہ خیز سمجھتا ہوں ، اور ، اس کے پیش نظر ، میں یقین کرو اب میں رک جاؤں گا۔ ''
لیکن سنجیدگی سے: 2005 میں ایک اہم مطالعہ شائع ہوا شخصیت اور سماجی نفسیات کا جریدہ انکشاف کیا کہ ، جبکہ مرسلین نے پیش گوئی کی تھی کہ ان کے وصول کنندگان ان کے لہجے میں 80 فیصد وقت کی درست وضاحت کر سکتے ہیں ، وصول کنندہ اصل میں صرف 56 فیصد وقت کو درست طریقے سے پڑھنے کے قابل تھے۔
7 بدکاری کو چھوڑیں۔
شٹر اسٹاک
فوری پیغام رسانی کے عروج کے ساتھ ، کی مختصر شکلیں انگریزی زبان 'آپ' کے ل more 'u' کی طرح یا 'چاہتے ہیں' کی بجائے زیادہ وسیع استعمال ہوچکے ہیں۔ لیکن ، بالکل اسی طرح جب ای میلز کی بات آتی ہے تو مزاح ہمیشہ نہیں رہتا ہے ، گنگناہٹ اسی طرح چلنا ہے۔ ایک کے مطابق ون پول سروے ، 37 فیصد لوگوں نے سوچا کہ کام کی جگہ پر گستاخی کا استعمال ناقابل قبول ہے ، اور 55 فیصد نے کہا کہ جب آپ کے باس کو ای میل کرنے کی بات آتی ہے تو 'LOL' کو چھوڑ دیں۔
8 سبجیکٹ لائن پر دھیان دیں۔
شٹر اسٹاک
موضوع لائنیں آسان ہیں ، لیکن ضروری ہیں۔ اور چونکہ کثیر ای میلز کو پڑھا جاتا ہے موبائل آلات ای میل کی فراہمی کمپنی کے مطابق ، 55 فیصد واپسی کا راستہ ان کے کیل لگانا اہم ہے۔ مختصر ، جامع اور براہ راست مضمون کی لائنیں بہترین ہیں۔ آپ کے ای میل کا مقصد واضح طور پر بیان کیا جانا چاہئے اور آپ کو اسے پانچ الفاظ یا اس سے کم الفاظ تک محدود رکھنا چاہئے ، کیوں کہ اس کے بعد موبائل ڈیوائسز نے کسی بھی لفظ کو منقطع کردیا ہے۔
9 دستخط شامل کریں۔
شٹر اسٹاک
کیا آپ نے کبھی کسی سے ای میل حاصل کیا ہے اور حیرت کی ہے ، 'یہ کون ہے؟ سے ' اگرچہ بھیجنے والے کا پتہ آپ کو کچھ اشارے دے سکتا ہے کہ وہ کون ہیں ، بعض اوقات یہ کافی نہیں ہوتا ہے۔ آپ کے ای میل کے آخر میں دستخط وصول کنندہ کو فوری طور پر مطلع کرسکتے ہیں کہ آپ کون ہیں ، آپ کیا کرتے ہیں ، اور وہ آپ سے مزید کس طرح رابطہ کرسکتے ہیں۔
مربوط مارکیٹنگ ایجنسی کے لوگ اوکریٹیو کہتے ہیں کہ ای میل کے دستخط والے باکس کا ہونا 'جب بھی آپ ای میل بھیجتے ہیں کسی شخص کو بزنس کارڈ حوالے کرنا ہے۔' اگر آپ کے پاس ابھی تک نہیں ہے تو ، ایک دستخط شامل کریں جس میں آپ کا پورا نام ، پوزیشن ، فون نمبر ، ای میل ، ویب سائٹ اور کاروباری لوگو شامل ہو۔
10 KISS کو یاد رکھیں (اسے مختصر اور آسان رکھیں)
شٹر اسٹاک
KISS طریقہ کچھ ایسا ہے جس میں ہم میں سے بیشتر کو ایلیمنٹری اسکول میں پڑھایا جاتا تھا ، لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ بعد میں زندگی میں اس کی کوئی کم ضرورت نہیں ہے۔ بومرانگ ، ایک ای میل پیداوری ایپ ، نے مزید ای میل کے جوابات حاصل کرنے کے کلیدی طریقوں پر تحقیق کی۔ ان کا سب سے بڑا راستہ؟ لکھنا بہتر ہے جیسے آپ آٹھ سال کے ہو۔
ان کی تحقیق میں پتا چلا ہے کہ ای میلز جو تیسری جماعت کے پڑھنے کی سطح پر لکھی گئیں ہیں ان کا جواب کالج کے پڑھنے کی سطح پر لکھے جانے والوں کے مقابلے میں 36 فیصد زیادہ تھا۔
11 منسلکات کی طرف توجہ دلائیں۔
شٹر اسٹاک
منسلکات بعض اوقات ای میل کے عمل کا ایک لازمی حصہ ہوتے ہیں ، لیکن آپ کو اچھی طرح جان لینا چاہئے کہ ترک کرنے سے پہلے ان کا استعمال کیسے کریں۔ لمبی ای میل زنجیروں میں ، وہ بعض اوقات کسی کا دھیان یا نظرانداز نہیں کرسکتے ہیں ، اور غیر متوقع منسلکات بھی نہ کھولے ہوئے ہوتے ہیں کیونکہ وصول کنندہ الیکٹرانک وائرس سے محتاط رہتے ہیں۔
اس کا بہترین حل یہ ہے کہ آپ اپنے ای میل کی باڈی میں اپنے اٹیچمنٹ کو کال کریں۔ گرائمر کہتے ہیں کہ منسلکات کے وصول کنندہ کو مطلع کرنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ اپنے ای میل کے آخر میں ایک پیغام شامل کریں جس میں 'میں نے منسلک [آئٹم]' یا 'مزید معلومات کے لئے منسلک [آئٹم] کا حوالہ دیا ہے۔ '
12 اپنے فونٹ کو معیاری بنائیں۔
شٹر اسٹاک
اگرچہ فونٹ شیلیوں اور رنگوں کے ساتھ کھیلنا تفریح بخش ثابت ہوسکتا ہے ، لیکن پیشہ ورانہ دنیا میں روشن گلابی کامک سنز کی کوئی جگہ نہیں ہے۔ جیسا کہ معلوم ہوتا ہے ، جب ڈیجیٹل مواصلات کی بات کی جاتی ہے تو ، فونٹ کا استعمال انتہائی ضروری ہوتا ہے کولن وہیلڈن ، مصنف ٹائپ اینڈ لے آؤٹ: کیا آپ بات چیت کررہے ہیں یا صرف خوبصورت شکلیں بنا رہے ہیں؟ انہوں نے بتایا ، 'غلط قسم کا انتخاب کرکے ہمارے قارئین کا تین چوتھائی حصہ اڑا دینا ممکن ہے۔' امریکی مصنفین اور فنکار .
تو جب ای میلز کی بات آتی ہے تو آپ کو کون سے فونٹ پر قائم رہنا چاہئے؟ میج میل جارجیا ، وردانہ ، ٹائمز نیو رومن ، ٹریبوچٹ ایم ایس ، یا ایریل کی سفارش کرتا ہے۔
13 سب کچھ پیش کریں۔
شٹر اسٹاک
ای میل لکھتے وقت ، امکانات یہ ہیں کہ ، آپ سب کے بعد غلطی کرنے جا رہے ہیں ، آپ صرف انسان ہیں۔ تاہم ، کام کرنے کی ای میل کی بات کی جائے تو غلطیوں کو اکثر ماضی کی طرف نہیں دیکھا جاتا ہے۔ ایک ___ میں گرائمری پول تقریبا 2،000 جواب دہندگان میں سے ، 67 فیصد نے کہا کہ یہ تھا نہیں ای میلز میں ٹائپوز کرنا ٹھیک ہے ، جبکہ صرف 6 فیصد لوگوں کے خیال میں یہ ایک قابل قبول غلطی ہے۔
14 آخری ای میل پتہ درج کریں۔
شٹر اسٹاک
اب تک کا سب سے زیادہ فروخت ہونے والا ناول نگار
اس بات کا یقین کرنے کا آسان ترین طریقہ کہ آپ ای میل تیار نہ ہونے سے پہلے یا کسی ٹائپوز کو صاف کرنے سے پہلے نہ بھیجیں؟ وصول کنندہ کے ای میل ایڈریس میں داخل ہونے سے پہلے ہر چیز ٹپ ٹاپ شکل میں ہونے تک انتظار کریں۔ جیسا کہ آپ جانتے ہو ، بنانا ای میل کی غلطیاں غلط تاثر بنانے کے لئے سب سے آسان راستہ ہے۔
'یہ صرف پیشہ ورانہ مہارت کا مسئلہ نہیں ہے ،' کیرن کیسلر ، سدا بہار شراکت داروں کے صدر نے بتایا فوربس . 'ملازمت اور کمپنی یا ادارے کی ساکھ خطرے میں ہے۔ ہم نے دیکھا ہے کہ خراب ای میل فیصلوں سے ملازم — برطرفی — اور تنظیم کے لئے بھی قانونی چارہ جوئی کے منفی نتائج پیدا ہوتے ہیں۔
15 اور اپنے وصول کنندہ کا نام ٹرپل چیک کریں۔
شٹر اسٹاک
ایک بڑی غلطی جس سے آپ کو باز آنا چاہئے وہ آپ کے وصول کنندہ کے نام کی ہجوں کی غلطی سے بچنا ہے ، لہذا آپ بھیجنے کو مارنے سے پہلے ٹرپل چیک کرنا یقینی بنائیں۔ بہت سے لوگ عمل دیکھیں کے غلط ہجے ایک نام سست اور متضاد ، خاص طور پر جب صحیح ہجے ای میل پتے میں ہوتا ہے۔ اگر آپ غلطی سے غلطی کرتے ہیں تو آپ کو کیا کرنا چاہئے؟ کیتھرین شانلی ، میرے ریڈ قلم میں ترمیم کا مالک ، کہتے ہیں فوری طور پر معذرت خواہ آپ کی ساکھ کو برقرار رکھنے کی کلید ہے۔
پیشہ ورانہ کاروبار کے ل a ، پیشہ ورانہ ای میل پتہ استعمال کریں۔
شٹر اسٹاک
اگرچہ دوستوں یا کنبہ کے ساتھ خط و کتابت کرتے وقت ذاتی ای میل پتہ استعمال کرنا ٹھیک ہے ، لیکن اسے پیشہ ورانہ کاروباری دائرہ سے دور رکھیں۔ یہ خاص طور پر ایک میں اہم ہے صارف فروخت کنندہ صورتحال ایک 2016 گو ڈیڈی 1،000 امریکیوں کے سروے میں یہ بات سامنے آئی ہے کہ 75 فیصد کا خیال ہے کہ پیشہ ورانہ ای میل ہونا آن لائن کاروبار پر اعتماد کرنے میں ایک اہم عنصر ہے ، اور 33 فیصد کسی بیچنے والے کی قانونی حیثیت پر شک کریں گے اگر وہ ذاتی ای میل پتہ استعمال کرتے ہیں۔
'GoDaddy کے چیف پروڈکٹ آفیسر ، یا تو حقیقی زندگی میں یا آن لائن میں ، آپ کبھی بھی پہلا تاثر نہیں بھولیں گے۔ اسٹیون ایلڈرک ، ایک میں کہا بیان . 'اکثر گاہک کے ساتھ آپ کی پہلی براہ راست تعامل ای میل پر ہوتا ہے اور اس تناظر میں پیشہ ورانہ نظر آنا انتہائی ضروری ہوتا ہے۔'
17 یاد رکھیں کچھ بھی شیئر کیا جاسکتا ہے۔
شٹر اسٹاک
چاہے وہ فارورڈنگ ، بی سی سی اننگ ، یا کسی کے چہرے میں اپنے فون کو چمکانے سے ہو ، یہ یاد رکھنا ضروری ہے کہ آپ ای میل میں جو بھی لکھتے ہیں وہ مطلوبہ وصول کنندہ کے علاوہ کسی اور کے ذریعہ دیکھا جاسکتا ہے۔ لہذا ، آپ کا تمام ای مواصلات پیشہ ورانہ اور خطرے سے پاک ہونا چاہئے۔ بہرحال ، ای میلز بھی ہوسکتی ہیں عدالت میں قابل قبول ، لہذا بہتر ہے کہ آپ کبھی بھی ایسی چیزیں نہ بھیجیں جو آپ کے بعد میں استعمال ہو۔ اور اپنی کام کی زندگی کو بہتر بنانے کے مزید طریقوں کے ل the ، چیک کریں عمدہ کام کرنے والی اور مشکل نہیں کے لئے 25 جینیئس ترکیبیں .
اپنی بہترین زندگی گزارنے کے بارے میں مزید حیرت انگیز راز دریافت کرنے کیلئے ، یہاں کلک کریں ہمیں انسٹاگرام پر فالو کریں!
