ہماری دنیا اور مواصلات تیزی سے ڈیجیٹل ہوتے جا رہے ہیں، ای میل ہمارے سب سے عام لوگوں میں سے ہے۔ پیغام رسانی کا ذریعہ . اس نے کہا، ہم میں سے کچھ نے میڈیم میں بالکل مہارت حاصل نہیں کی ہے — یہ سمجھے بغیر کہ ہم نے بالکل بھی کوئی جرم کیا ہے، انگلیوں پر قدم رکھنا اب بھی بہت آسان ہے۔ اسی لیے، اگر آپ کے پاس کبھی ای میل کا تبادلہ ہوا ہے تو، یہ آپ کی ای میل کرنے کی عادات کا جائزہ لینے کا وقت ہوسکتا ہے۔ ہم نے آداب کے ماہرین کے ساتھ یہ جاننے کے لیے چیک ان کیا کہ 'شائستہ' ای میلز کی کون سی قسم کی سب سے زیادہ ناراضگی کا امکان ہے۔ یہ جاننے کے لیے پڑھیں کہ کیا آپ یہ آٹھ عام غلطیاں کر رہے ہیں۔
متعلقہ: آداب کے ماہرین کا کہنا ہے کہ 7 'شائستہ' ٹپنگ کی عادات جو دراصل ناگوار ہیں .
1 تنقیدی رائے
اگر آپ کے کام کا حصہ دوسروں کو تاثرات فراہم کرنا ہے، تو اپنے خیالات کو ای میل میں ڈالنا سب سے آسان اور مہربان معلوم ہو سکتا ہے۔ البتہ، جوڈی آر آر اسمتھ کے بانی آداب آداب سے متعلق مشاورت کا کہنا ہے کہ یہ دراصل ایک بڑی نگرانی ہے۔
'ہمارے باہمی رابطے کے تین بڑے حصے ہیں۔ وہ ہیں۔ جسمانی زبان ، آواز کا لہجہ، اور وہ الفاظ جو ہم استعمال کرتے ہیں۔ پیغام جتنا زیادہ موضوعی ہے، اتنا ہی ہم تینوں کو استعمال کرنا یقینی بنانا چاہتے ہیں،' وہ بتاتی ہیں۔ بہترین زندگی۔
اس لیے کسی بھی تنقیدی تاثرات کو ذاتی گفتگو کے طور پر پیش کیا جانا چاہیے، چاہے اس سے یہ زیادہ ذاتی محسوس ہو۔ 'یہ دینے والے کو پیغام موصول ہونے کو یقینی بنانے کی اجازت دیتا ہے اور وصول کنندہ کو واضح سوالات پوچھنے کی اجازت دیتا ہے،' وہ نوٹ کرتی ہے۔
متعلقہ: آداب کے ماہرین کا کہنا ہے کہ 8 بار آپ کو معافی مانگنا بند کرنے کی ضرورت ہے۔ .
2 'بس فالو اپ' بہت جلد
ایک ای میل پر فالو اپ کرنا شائستہ لگتا ہے جس کا ابھی تک کوئی جواب نہیں ملا ہے، لیکن جولس ہرسٹ کے بانی آداب سے متعلق مشاورت ، کہتے ہیں کہ اگر آپ بہت جلد ایسا کرتے ہیں، تو آپ یقینی طور پر جرم کا خطرہ مول لے رہے ہیں۔
'فالو اپ کرنا ضروری ہے، لیکن جب بہت جلد کیا جائے تو یہ وصول کنندہ کو جلدی محسوس کرتا ہے یا محسوس کرتا ہے کہ اعتماد کی کمی ہے - یہ دونوں ہی ناگوار ہیں،' وہ بتاتی ہیں۔
3 رات گئے پیغامات
اگر آپ کاروباری ای میل بھیج رہے ہیں، تو کاروباری اوقات کے دوران ایسا کرنا بہتر ہے۔ یہ وصول کنندہ کو اشارہ کرتا ہے کہ جب آپ گھڑی سے دور ہوں گے تو آپ ان سے آپ کو جواب دینے کی توقع نہیں کرتے ہیں۔
تاہم، ہرسٹ کا کہنا ہے کہ اس اصول کا اطلاق عام طور پر بھی ہونا چاہیے۔ وہ کہتی ہیں جب تک کہ وہ شخص آپ کے جواب کا انتظار نہ کر رہا ہو یا ای میل وقت کے لحاظ سے حساس ہو، آپ کو رات گئے ای میل کرنے سے یکسر گریز کرنا چاہیے۔
'آپ کے پاس ای میلز کے لیے کٹ آف ٹائم ہونا چاہیے تاکہ آپ لوگوں کو رات گئے پریشان نہ کر رہے ہوں،' وہ تجویز کرتی ہیں۔ 'کچھ لوگوں کے نوٹیفیکیشن آن ہوتے ہیں اور جب بھی آپ ای میل بھیجتے ہیں تو انہیں 'ڈنگ' کیا جائے گا۔ اگلی صبح باہر جانے کے لیے اپنی ای میلز کا شیڈول بنائیں تاکہ کسی کو ناراض نہ کیا جا سکے۔'
متعلقہ: آداب کے ماہرین کا کہنا ہے کہ 6 سوالات جو آپ کو ڈنر پارٹی میں کبھی نہیں پوچھنا چاہئے۔ .
4 باس کو سی سی کرنا
چیزوں کو اپنے حق میں لے جانے کے لیے ای میل پر کسی باس یا ساتھی کو حکمت عملی سے کاپی کرنا کام کی ای میلز کے حوالے سے سب سے زیادہ واضح جرم ہے۔ تاہم، اگر آپ صرف تمام متعلقہ فریقوں کو شامل کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں تو شاید آپ کو اندازہ نہ ہو کہ آپ حساب کا تاثر دے رہے ہیں۔ ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
'اگر کوئی آپ کی ای میلز کا جواب نہیں دے رہا ہے تو، ایک اور درخواست اور CC بھیجنا ناگوار ہے: اس شخص کا باس اسے وہ کرنے کی کوشش میں جو آپ چاہتے ہیں۔ کوئی بھی طعنے پسند نہیں کرتا۔ اگر آپ ای میل پر کچھ طے نہیں کر سکتے ہیں، تو اسے اٹھا لیں۔ فون کریں اور اس طرح سے کام کرنے کی کوشش کریں،' ہرسٹ کو مشورہ دیتے ہیں۔
متعلقہ: 10 'شائستہ' تعریفیں جو آپ دے رہے ہیں وہ حقیقت میں ناگوار ہیں۔ .
5 'یقین نہیں کہ آپ نے میری آخری ای میل دیکھی ہے...'
آپ سوچ سکتے ہیں کہ اس طرح کی ای میل شروع کرنے سے وصول کنندہ کو ان کے غیر جوابی ردعمل کی وجہ سے روکا جا سکتا ہے، لیکن یہ دراصل ان کی غلطی کو سامنے لاتا ہے۔
'یہ بیان دینے کا مطلب یہ ہے کہ وصول کنندہ آپ کے ای میل کا جواب نہ دے کر اپنے کام کو نظرانداز کر رہا ہے،' ہرسٹ کہتے ہیں۔ 'یہ مت سمجھو کہ وہ بیٹھے ہیں کچھ نہیں کر رہے، ہو سکتا ہے اور بھی اہم مسائل ہاتھ میں ہوں۔'
اگر آپ گراؤنڈ ہاگ کے دن پیدا ہوئے تو آپ کی رقم کا کیا نشان ہے؟
6 پڑھنے کی رسید کے ساتھ کچھ بھی
پڑھنے کی رسیدیں بھیجنے والے کو یہ جاننے کی اجازت دیتی ہیں کہ آیا کوئی ای میل کھولی گئی ہے — لیکن ہرسٹ اس ٹریکنگ ٹول کو استعمال کرنے کے خلاف مشورہ دیتا ہے: 'ای میل کھولنے سے زیادہ ناگوار کوئی چیز نہیں ہے کہ یہ بتایا جائے کہ بھیجنے والے نے پڑھنے کی رسید کی درخواست کی ہے۔ کوئی بھی اس کی نگرانی یا محسوس کرنا پسند نہیں کرتا ہے۔ جیسے ان پر بھروسہ نہیں کیا جاتا۔'
مزید آداب کی تجاویز کے لیے براہ راست آپ کے ان باکس میں بھیجے گئے، ہمارے روزانہ نیوز لیٹر کے لئے سائن اپ کریں۔ .
لارین گرے لارین گرے نیویارک میں مقیم مصنف، ایڈیٹر اور کنسلٹنٹ ہیں۔ پڑھیں مزید
